Checklist des 5 étapes pour une réunion à distance productive

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La réunion à distance, ce n’est pas votre truc ?

Effectivement, il est plus difficile de mobiliser les participants derrière un ordinateur que quand on les a dans la pièce. Avec la crise sanitaire qui ne s’arrange pas et le nombre de télétravailleurs qui est en hausse constante, Il va pourtant falloir vous y faire. Heureusement, il y a quelques astuces qui peuvent vous permettre d’organiser des réunions à distance productives voire même agréables.

Si vous suivez nos 5 étapes, nous vous garantissons que vous finirez par aimer ça !

Étape 1 : Bien préparer sa réunion à distance

Une réunion à distance est avant tout une réunion, le fait qu’elle ait lieu par téléphone ou en visioconférence n’y change rien, il faut la préparer.

Choisissez le bon outil pour chaque réunion. Il dépend du nombre de participants, de l’objectif de la réunion et de vos préférences personnelles. Par exemple, vous pouvez faire vos points de situation rapides par téléphone, alors que pour une réunion plus longue dans laquelle vous partagez des documents, vous serez plus à l’aise avec un outil de visioconférence.

En voici quelques exemples :

  • Google Meet : Gratuit jusqu’à 100 personnes, il s’intègre dans la suite Google et est simple d’utilisation ;
  • Teams : Il existe une version gratuite et c’est la solution la plus sûre en termes de protection des données ;
  • Skype : existe aussi en version gratuite avec une limite de 100 h. par mois, au-delà vous basculez en audio. Il présente l’avantage d’être accessible depuis un mobile.

Étape 2 : Faites votre invitation

Gardez à l’esprit que le diable est dans les détails. Votre invitation doit être complète pour vous assurer que vos invités seront prêts, à l’heure et au bon endroit pour garantir une réunion à distance efficace.

Donnez toutes les informations de connexion ainsi qu’un moyen de vous contacter directement en cas de problème d’accès à la plateforme de visioconférence. Ouvrir un chat sur WhatsApp ou Slack est un bon moyen de pouvoir communiquer avant, pendant et après la réunion (ce que ne permettent pas la plupart des outils de visioconférence). N’hésitez pas à rappeler aux participants de tester leur matériel en amont de la réunion.

Incluez l’ordre du jour et les objectifs de la réunion. Si d’autres personnes doivent présenter des documents, demandez-leur de vous les envoyer en amont pour ne pas perdre de temps à se « passer la main » pendant la réunion. Vous pouvez par ailleurs vous appuyer sur tous vos outils de collaboration à distance pour partager vos informations.

S’il s’agit d’une visioconférence, prévenez vos interlocuteurs, avec toutes les personnes qui travaillent depuis chez elles, vous ne voudriez pas les surprendre en pyjama !

Étape 3 : Anticipez les éventuels problèmes

La technique, c’est magique, mais quand ça ne veut pas fonctionner, ça devient vite un cauchemar. Testez votre connexion, votre casque, etc. avant la réunion. Prévoyez également une solution de repli en cas de pépin : un canal alternatif, une plateforme de partage de document pour pouvoir terminer la réunion au téléphone, etc.

Si vous avez prévu une plateforme de chat, vous pourrez l’utiliser pour rediriger la réunion et ainsi perdre le moins de temps possible.

Étape 4 : L’étiquette de la réunion à distance

Voici une liste de petites choses qui peuvent rendre une réunion à distance plus efficace et agréable :

  • Si possible, accueillez vos invités en vidéo, c’est plus sympa. Vous pouvez ensuite la couper pour présenter vos documents ;
  • Créez une salle d’attente afin que les retardataires ne dérangent pas la réunion, vous les ferez entrer au moment opportun ;
  • Coupez les micros des personnes qui ne présentent pas ;
  • S’il n’y pas de vidéo, demandez aux participants de se présenter avant de prendre la parole, surtout si tout le monde ne se connait pas ;
  • Ne forcez pas vos participants à utiliser la vidéo s’ils ne sont pas à l’aise ;
  • N’allez pas au-delà du temps alloué à votre réunion, si vous avez encore des choses à dire, organisez une nouvelle réunion.

Étape 5 : Les petits plus qui font la réussite des réunions à distance

Pour les réunions d’équipe, jouez avec la vidéo pour que ce soit plus convivial : concours de fonds d’écran, présentation des enfants ou animaux qui passent, etc. ou organisez des after work virtuels.

Pour les réunions plus formelles, remerciez vos interlocuteurs avant de quitter la réunion et pensez à leur envoyer les documents présentés et un compte rendu sous 24 heures. Car finalement, la réunion à distance n’est pas si différente d’une réunion présentielle, elle requiert simplement d’être un peu plus organisé et plus précis. Plus efficace, non ?

Comment protéger l’image de votre entreprise en ayant des relations à distance ? N’hésitez pas à faire appel à nous pour votre identité de marque, nous ferons en sorte que vos supports de présentation reflètent les valeurs que vous incarnez.